CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Áp dụng cho dịch vụ sửa chữa điện lạnh, điện gia dụng và bảo trì thiết bị tại nhà

Phiên bản: 01/2026
Đơn vị áp dụng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỬA CHỮA CƠ ĐIỆN LẠNH NGUYÊN KIM
Website: https://dienlanhnguyenkim.com/
Hotline/Zalo: 028 6650 3740
Email liên hệ bảo mật: info@dienlanhnguyenkim.com

1. Cam kết bảo mật

CƠ ĐIỆN LẠNH NGUYÊN KIM tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng và cam kết chỉ thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ sửa chữa điện lạnh tại nhà, chăm sóc khách hàng, bảo hành, xử lý thanh toán, phòng chống gian lận và tuân thủ quy định pháp luật.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba. Chúng tôi không chia sẻ thông tin khách hàng cho mục đích quảng cáo của bên khác nếu không có sự đồng ý hợp lệ của khách hàng.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng khi khách hàng:

Đặt lịch sửa chữa máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, máy nước nóng, máy lọc không khí, kho lạnh, hệ thống điện lạnh dân dụng hoặc thương mại.
Gọi hotline, nhắn Zalo, điền form trên website, đặt lịch qua app hoặc sàn dịch vụ.
Sử dụng dịch vụ kiểm tra, vệ sinh, bảo trì, thay linh kiện, bảo hành hoặc hậu mãi.
Gửi hình ảnh, video, hóa đơn, thông tin thiết bị hoặc vị trí nhà/cơ sở kinh doanh cho chúng tôi.
Tương tác với quảng cáo, website, fanpage, chatbot hoặc hệ thống chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

3. Dữ liệu cá nhân chúng tôi có thể thu thập

3.1. Thông tin định danh và liên hệ

Chúng tôi có thể thu thập:

Họ và tên.
Số điện thoại.
Địa chỉ sửa chữa, địa chỉ nhận hóa đơn hoặc địa chỉ bảo hành.
Email, tài khoản Zalo, Messenger hoặc kênh liên hệ khác.
Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn.

3.2. Thông tin về yêu cầu dịch vụ

Chúng tôi có thể thu thập:

Loại thiết bị cần sửa: máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, máy nước nóng, kho lạnh, máy cấp đông, hệ thống HVAC, thiết bị điện gia dụng.
Thương hiệu, model, số serial, năm mua, tình trạng bảo hành.
Mô tả lỗi: không lạnh, rò gas, chảy nước, kêu to, mất nguồn, báo lỗi, đóng tuyết, block yếu, hỏng bo mạch.
Lịch sử sửa chữa, linh kiện đã thay, phiếu bảo hành, hình ảnh trước và sau sửa chữa.
Ghi chú đặc biệt: thời gian có mặt tại nhà, yêu cầu bảo vệ tòa nhà, mã căn hộ, vị trí lắp đặt thiết bị.

3.3. Hình ảnh, video và tài liệu kỹ thuật

Để chẩn đoán lỗi hoặc báo giá từ xa, khách hàng có thể gửi:

Ảnh/video thiết bị.
Ảnh tem máy, model, serial.
Ảnh vị trí lắp đặt.
Ảnh hóa đơn, phiếu bảo hành, biên nhận.
Ảnh lỗi kỹ thuật, mã lỗi hoặc khu vực cần thi công.

Nếu ảnh/video vô tình chứa hình ảnh người, trẻ em, tài sản riêng, giấy tờ cá nhân hoặc không gian riêng tư trong nhà, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng trong phạm vi xử lý yêu cầu dịch vụ và hạn chế truy cập nội bộ.

3.4. Thông tin thanh toán và giao dịch

Chúng tôi có thể xử lý:

Số tiền dịch vụ.
Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, thẻ.
Mã giao dịch, nội dung chuyển khoản, thời gian thanh toán.
Thông tin xuất hóa đơn.
Lịch sử công nợ, hoàn tiền, đổi trả linh kiện nếu có.

Chúng tôi không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN, thông tin đăng nhập ví điện tử hoặc thông tin thẻ vượt quá mức cần thiết để hoàn tất giao dịch.

3.5. Dữ liệu vị trí

Chúng tôi có thể xử lý địa chỉ hoặc vị trí gần đúng/chính xác của khách hàng để:

Điều phối kỹ thuật viên gần nhất.
Tính phí di chuyển.
Hẹn lịch đến nhà.
Xác minh khu vực phục vụ.
Hỗ trợ bảo hành tại đúng địa điểm đã sửa chữa.

Khách hàng có thể từ chối chia sẻ vị trí GPS và thay thế bằng địa chỉ nhập thủ công. Tuy nhiên, nếu không cung cấp địa chỉ sửa chữa, chúng tôi có thể không thể cung cấp dịch vụ tại nhà.

3.6. Dữ liệu từ website

Khi khách hàng truy cập website, chúng tôi có thể thu thập:

Địa chỉ IP.
Loại trình duyệt, thiết bị, hệ điều hành.
Trang đã xem, thời gian truy cập, nguồn truy cập.
Cookie hoặc công nghệ tương tự để ghi nhớ lựa chọn, đo hiệu quả quảng cáo và cải thiện trải nghiệm.
Nội dung hội thoại với nhân viên tư vấn.

Khách hàng có thể điều chỉnh cookie trong trình duyệt. Một số chức năng như đặt lịch, lưu giỏ dịch vụ hoặc nhận báo giá có thể hoạt động không đầy đủ nếu tắt toàn bộ cookie.

4. Mục đích sử dụng dữ liệu

Chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân để:

Tiếp nhận và xác nhận lịch hẹn
Liên hệ khách hàng, xác nhận thời gian, địa chỉ, loại thiết bị và tình trạng lỗi.
Chẩn đoán và báo giá
Phân tích thông tin thiết bị, hình ảnh, video, lịch sử sửa chữa để tư vấn phương án xử lý.
Điều phối kỹ thuật viên
Sắp xếp nhân sự phù hợp theo khu vực, tay nghề, loại thiết bị và mức độ khẩn cấp.
Thực hiện dịch vụ tại nhà
Kiểm tra, sửa chữa, vệ sinh, thay linh kiện, bơm gas, bảo trì hoặc nghiệm thu.
Bảo hành và hậu mãi
Lưu lịch sử sửa chữa, linh kiện thay thế, thời hạn bảo hành, biên bản nghiệm thu và phản hồi khách hàng.
Thanh toán, kế toán và hóa đơn
Xử lý giao dịch, đối soát công nợ, xuất hóa đơn, hoàn tiền hoặc giải quyết tranh chấp.
An toàn, phòng chống gian lận và bảo vệ quyền lợi
Xác minh đơn hàng giả, đánh giá rủi ro khi đến nhà, bảo vệ khách hàng, kỹ thuật viên và tài sản.
Cải thiện chất lượng dịch vụ
Đánh giá hiệu suất kỹ thuật viên, tối ưu quy trình, đào tạo nội bộ, nâng cấp hệ thống chăm sóc khách hàng.
Gửi thông báo quan trọng
Thông báo thay đổi lịch hẹn, báo giá, bảo hành, thay đổi chính sách, cảnh báo an toàn kỹ thuật.
Marketing có kiểm soát
Gửi ưu đãi vệ sinh máy lạnh, bảo trì định kỳ, nhắc lịch bảo dưỡng hoặc chương trình khách hàng thân thiết nếu khách hàng đồng ý hoặc pháp luật cho phép.

5. Cơ sở xử lý dữ liệu

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân dựa trên một hoặc nhiều căn cứ sau:

Khách hàng đã đồng ý cung cấp dữ liệu.
Việc xử lý là cần thiết để cung cấp dịch vụ sửa chữa/bảo trì theo yêu cầu của khách hàng.
Việc xử lý là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, kế toán, thuế, bảo hành hoặc giải quyết tranh chấp.
Việc xử lý là cần thiết để bảo vệ an toàn của khách hàng, kỹ thuật viên, tài sản hoặc hệ thống.
Việc xử lý phục vụ lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc vận hành, bảo mật, cải thiện dịch vụ, với điều kiện không xâm phạm bất hợp lý đến quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.

6. Nguyên tắc xử lý dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các nguyên tắc sau:

Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết cho mục đích rõ ràng.
Không sử dụng dữ liệu ngoài phạm vi đã thông báo, trừ khi được khách hàng đồng ý hoặc pháp luật cho phép.
Không yêu cầu dữ liệu nhạy cảm nếu không cần thiết.
Hạn chế quyền truy cập theo vai trò công việc.
Lưu trữ dữ liệu trong thời gian hợp lý.
Áp dụng biện pháp bảo mật kỹ thuật, vật lý và quản trị.
Cho phép khách hàng thực hiện quyền truy cập, chỉnh sửa, rút lại đồng ý, xóa hoặc hạn chế xử lý theo quy định pháp luật.

7. Dữ liệu nhạy cảm và không gian riêng tư trong nhà

Dịch vụ sửa chữa tại nhà có thể làm phát sinh dữ liệu liên quan đến không gian sống riêng tư của khách hàng. Vì vậy, chúng tôi áp dụng nguyên tắc thận trọng cao:

Kỹ thuật viên không được tự ý chụp ảnh/quay video trong nhà nếu không cần thiết cho việc sửa chữa, báo giá, nghiệm thu hoặc bảo hành.
Nếu cần chụp ảnh/video, kỹ thuật viên phải thông báo mục đích cho khách hàng.
Không ghi hình khu vực riêng tư như phòng ngủ, giấy tờ cá nhân, két sắt, màn hình máy tính, camera gia đình, trẻ em hoặc thành viên trong gia đình nếu không liên quan đến dịch vụ.
Không đăng ảnh công trình, thiết bị, nhà ở của khách hàng lên mạng xã hội nếu chưa được khách hàng đồng ý.
Khi dùng ảnh “trước/sau sửa chữa” cho mục đích truyền thông, chúng tôi sẽ che biển số nhà, mặt người, thông tin định danh và các chi tiết riêng tư.

8. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần thiết với:

Kỹ thuật viên, nhân viên chăm sóc khách hàng, kế toán, quản lý vận hành.
Đơn vị cung cấp phần mềm đặt lịch, CRM, tổng đài, chatbot, email, SMS, lưu trữ đám mây.
Đơn vị vận chuyển linh kiện, nhà cung cấp linh kiện, trung tâm bảo hành.
Ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán.
Đơn vị kế toán, kiểm toán, tư vấn pháp lý.
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

Các bên xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi chỉ được sử dụng dữ liệu theo hướng dẫn của chúng tôi, không được tự ý bán, khai thác hoặc sử dụng cho mục đích riêng.

9. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Trong một số trường hợp, dữ liệu có thể được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống máy chủ, phần mềm hoặc nền tảng có đặt máy chủ ngoài Việt Nam, ví dụ: email, CRM, lưu trữ đám mây, công cụ quảng cáo, tổng đài hoặc ứng dụng quản lý công việc.

Khi có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp phù hợp theo quy định pháp luật Việt Nam, bao gồm đánh giá nhà cung cấp, giới hạn dữ liệu chia sẻ, áp dụng điều khoản bảo mật và lưu hồ sơ cần thiết.

10. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Chúng tôi lưu trữ dữ liệu trong thời gian cần thiết cho mục đích đã nêu, cụ thể:

Dữ liệu đặt lịch và chăm sóc khách hàng: tối đa 24–36 tháng kể từ lần tương tác cuối.
Hồ sơ sửa chữa, bảo hành, biên bản nghiệm thu: trong thời hạn bảo hành và tối đa [5 năm] để xử lý khiếu nại, tranh chấp hoặc kiểm tra chất lượng.
Dữ liệu kế toán, hóa đơn, thanh toán: theo thời hạn pháp luật về kế toán, thuế.
Hình ảnh/video kỹ thuật: tối đa 12–24 tháng, trừ khi cần lưu lâu hơn để bảo hành, tranh chấp hoặc theo yêu cầu pháp luật.
Dữ liệu marketing: cho đến khi khách hàng rút lại đồng ý hoặc hủy đăng ký.
Nhật ký hệ thống, bảo mật, chống gian lận: tối đa 12–24 tháng hoặc lâu hơn nếu cần điều tra sự cố.

Khi hết thời hạn lưu trữ, chúng tôi sẽ xóa, ẩn danh hoặc tách dữ liệu khỏi thông tin định danh cá nhân, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn.

11. Quyền của khách hàng

Khách hàng có quyền:

Biết dữ liệu cá nhân nào đang được chúng tôi xử lý.
Yêu cầu truy cập hoặc nhận bản sao dữ liệu cá nhân.
Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
Rút lại sự đồng ý đã cấp, nếu việc xử lý dựa trên sự đồng ý.
Yêu cầu xóa dữ liệu trong trường hợp pháp luật cho phép.
Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
Phản đối việc xử lý dữ liệu cho mục đích marketing.
Yêu cầu cung cấp thông tin về việc chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba.
Khiếu nại về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Để thực hiện quyền, khách hàng liên hệ:

Bộ phận bảo vệ dữ liệu khách hàng
Email: info@dienlanhnguyenkim.com
Hotline/Zalo: 028 6650 3740
Địa chỉ: 309 Đ. Nguyễn Thái Bình, Bảy Hiền, Hồ Chí Minh 72111

Chúng tôi có thể yêu cầu khách hàng xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép.

12. Trường hợp chúng tôi có thể từ chối yêu cầu

Chúng tôi có thể từ chối hoặc trì hoãn xử lý yêu cầu nếu:

Không thể xác minh danh tính người yêu cầu.
Yêu cầu ảnh hưởng đến quyền riêng tư của người khác.
Dữ liệu cần được lưu để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, thuế, kế toán, bảo hành hoặc giải quyết tranh chấp.
Yêu cầu có dấu hiệu lạm dụng, gian lận hoặc gây cản trở hoạt động hợp pháp.
Pháp luật cho phép hoặc yêu cầu chúng tôi tiếp tục lưu giữ/xử lý dữ liệu.

Nếu từ chối, chúng tôi sẽ thông báo lý do trong phạm vi pháp luật cho phép.

13. Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp, bao gồm:

Phân quyền truy cập theo vai trò.
Mật khẩu mạnh, xác thực nhiều lớp nếu hệ thống hỗ trợ.
Mã hóa hoặc bảo vệ dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải nếu phù hợp.
Giới hạn nhân sự được xem dữ liệu khách hàng.
Đào tạo kỹ thuật viên và nhân viên về bảo mật thông tin.
Không lưu thông tin nhạy cảm trên thiết bị cá nhân nếu không cần thiết.
Sao lưu dữ liệu quan trọng.
Ghi nhận lịch sử xử lý, cập nhật, truy cập dữ liệu khi hệ thống hỗ trợ.
Quy trình xử lý sự cố mất, lộ, truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích.

14. Quy định riêng cho kỹ thuật viên

Kỹ thuật viên và cộng tác viên của chúng tôi phải tuân thủ:

Không tự ý sử dụng số điện thoại, địa chỉ, hình ảnh của khách hàng cho mục đích cá nhân.
Không nhắn tin riêng ngoài mục đích dịch vụ, bảo hành hoặc chăm sóc khách hàng.
Không chia sẻ thông tin khách hàng cho đội nhóm, thợ ngoài, nhà cung cấp không liên quan.
Không đăng ảnh nhà khách hàng, thiết bị, hóa đơn, đoạn chat lên mạng xã hội nếu chưa được phép.
Không sao chép danh sách khách hàng khi nghỉ việc hoặc chấm dứt cộng tác.
Phải báo ngay cho quản lý khi phát hiện mất điện thoại, lộ tài khoản, gửi nhầm thông tin hoặc nghi ngờ rò rỉ dữ liệu.

Vi phạm có thể dẫn đến chấm dứt hợp tác, bồi thường thiệt hại và/hoặc xử lý theo quy định pháp luật.

15. Ghi âm cuộc gọi và lưu nội dung tư vấn

Chúng tôi có thể ghi âm cuộc gọi hoặc lưu nội dung tư vấn qua Zalo, SMS, email, chatbot nhằm:

Xác nhận yêu cầu dịch vụ.
Kiểm tra chất lượng tư vấn.
Đào tạo nhân viên.
Giải quyết khiếu nại, tranh chấp.
Bảo vệ quyền lợi của khách hàng và doanh nghiệp.

Khách hàng có thể yêu cầu không sử dụng nội dung tư vấn cho mục đích đào tạo nội bộ, trừ khi dữ liệu đã được ẩn danh.

16. Marketing, khuyến mãi và nhắc lịch bảo trì

Chúng tôi có thể gửi thông tin về:

Nhắc lịch vệ sinh máy lạnh định kỳ.
Nhắc kiểm tra gas, vệ sinh dàn nóng/dàn lạnh.
Ưu đãi bảo trì mùa nóng.
Gói bảo dưỡng cho hộ gia đình, văn phòng, nhà hàng, khách sạn.
Chính sách bảo hành hoặc cảnh báo an toàn thiết bị.

Khách hàng có thể từ chối nhận tin bất kỳ lúc nào bằng cách:

Nhắn “HỦY” qua SMS/Zalo.
Bấm hủy đăng ký trong email nếu có.
Gọi hotline yêu cầu ngừng nhận quảng cáo.
Gửi email đến info@dienlanhnguyenkim.com.

Việc từ chối marketing không ảnh hưởng đến các thông báo quan trọng liên quan đến đơn hàng, bảo hành, thanh toán hoặc an toàn dịch vụ.

17. Dữ liệu trẻ em

Dịch vụ của chúng tôi không hướng đến trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em nếu không có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp.

Nếu phát hiện dữ liệu trẻ em được gửi cho chúng tôi không cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ, chúng tôi sẽ xóa hoặc ẩn dữ liệu đó trong thời gian hợp lý.

18. Sự cố bảo mật

Nếu xảy ra sự cố có thể ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của khách hàng, chúng tôi sẽ:

Kiểm tra và cô lập nguyên nhân.
Hạn chế thiệt hại.
Ghi nhận sự cố.
Thông báo cho khách hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
Khắc phục và cải thiện biện pháp bảo mật.
Rà soát trách nhiệm của cá nhân/bộ phận liên quan.

19. Liên kết và nền tảng bên thứ ba

Website, fanpage hoặc tin nhắn của chúng tôi có thể chứa liên kết đến nền tảng bên thứ ba như Facebook, Zalo, Google Maps, cổng thanh toán, sàn thương mại điện tử hoặc nhà cung cấp bảo hành.

Chính sách này không áp dụng cho cách các bên thứ ba đó xử lý dữ liệu. Khách hàng nên đọc chính sách bảo mật của họ trước khi cung cấp thông tin.

20. Cập nhật chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách bảo mật này để phản ánh thay đổi về dịch vụ, công nghệ, quy trình vận hành hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản mới sẽ được công bố tại dienlanhnguyenkim.com và ghi rõ ngày hiệu lực. Nếu thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến quyền của khách hàng, chúng tôi sẽ thông báo bằng phương thức phù hợp.

21. Thông tin liên hệ

Mọi câu hỏi, yêu cầu, khiếu nại hoặc đề nghị liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỬA CHỮA CƠ ĐIỆN LẠNH NGUYÊN KIM

Địa chỉ: 309 Đ. Nguyễn Thái Bình, Bảy Hiền, Hồ Chí Minh 72111

Hotline/Zalo: 028 6650 3740

Email: info@dienlanhnguyenkim.com

Website: https://dienlanhnguyenkim.com/

Người/phòng phụ trách dữ liệu cá nhân: Nguyễn Văn Khôi